Dobierz kopertę do swoich potrzeb. Jakie rozwiązania są dostępne?

Właściwe dobranie koperty do zawartości jest podstawa prowadzenia korespondencji biurowej, handlowej, prywatnej i formalnej. Poniżej wyjaśniamy, na jaki rodzaj koperty warto się zdecydować.

Dlaczego warto dobierać rodzaj koperty do zawartości?

Koperta jest artykułem biurowym i pierwszą rzeczą, na którą adresat zwróci uwagę po otrzymaniu przesyłki, powinna więc robić dobre i profesjonalne pierwsze wrażenie, zwłaszcza w przypadku, gdy zawiera ona materiały marketingowe mające na celu pozyskanie dla firmy nowego klienta. Również w korespondencji prywatnej należy dobrać odpowiednią kopertę, by pokazać szacunek dla odbiorcy i przykładanie wagi do szczegółów. Wyjątkiem jest przesyłanie dokumentów poufnych. W takim wypadku priorytetem jest bezpieczeństwo przesyłki i zachowanie wrażliwych danych przekazywanych w kopercie tylko i wyłącznie dla odbiorcy. Nie powinna więc ona pod żadnym pozorem prześwitywać, być łatwa w otwarciu i ponownym zaklejeniu bez pozostawiania widocznych śladów.

Koperty firmowe i handlowe

Do biura w przypadku wspomnianych dokumentów poufnych warto zakupić koperty grube, o ciemniejszym, wytrzymałym papierze i koniecznie z szarym lub niebieskim poddrukiem. Do pozostałej korespondencji można używać standardowych kopert białych bez poddruku.

Do przesyłania drobnych przedmiotów sprawdzą się koperty bąbelkowe. Koperty zawierające oferty handlowe mogą być zapakowane w dwie różne koperty: albo w zwykłą, uniwersalną białą, która podkreśli profesjonalizm i będzie pasować do praktycznie każdej przesyłki, albo w kolorową i dopasowaną rozmiarem do jej zawartości. Będzie to kolejny element budujący wizualną rozpoznawalność firmy. W przypadku kopert na zaproszenia formalne najlepiej postawić na prostotę wizualną, ale i najwyższą jakość wykonania oraz gruby papier.